Mannauðs- og launastefnur

Matís hefur þá stefnu og markmið að hlúa að þeim sterka og mikla mannauði sem starfar hjá fyrirtækinu.

Hér fyrir neðan eru stefnur Matís er varða mannauðinn, jafnrétti og jafnlaunamál.

Mannauðsstefna

Stefna Matís er að hafa á að skipa hæfu starfsfólki hvað varðar menntun, starfsreynslu, frumkvæði og samstarfsvilja. Efla skal starfsánægju með markvissum hætti og sjá til þess að allir búi við viðunandi starfsumhverfi og að til staðar séu tæki og búnaður í samræmi við þarfir starfsmanna og verkefna.

Það er stefna Matís að greiða samkeppnishæf laun. Við ákvörðun launa skal horft til ábyrgðar og árangurs og ætíð gætt að jafnræðissjónarmiðum. Mikilvægt er að tryggja að jafnræðis sé gætt við allar launaákvarðanir og að greidd séu jöfn laun fyrir sambærileg störf innan fyrirtækisins.

Matís leggur áherslu á virk og jákvæð samskipti, með gagnkvæmu streymi upplýsinga milli stjórnenda og starfsmanna í þeim tilgangi að skapa traust jafnt milli starfsmanna sem milli yfirmanna og starfsmanna.

Mikilvægt er að starfsmenn séu trúir starfi sínu og sinni því af alúð, tali ávallt vel um vinnustað sinn bæði innan vinnustaðarins og utan, stuðli að góðum vinnuanda og að ímynd Matís sé jákvæð.

Starfsmenn eru bundnir þagnarskyldu um það sem þeir verða vísir í starfi og leynt skal fara samkvæmt eðli máls.


Jafnréttisstefna Matís

Inngangur og markmið

Markmið jafnréttisstefnu Matís er að tryggja jafna stöðu kynjanna og skapa jákvæða vinnustaðamenningu sem hlúir að og ýtir undir fjölbreytta flóru starfsmanna. Það er markmið Matís að allt starfsfólk njóti sömu virðingar og hafi jöfn tækifæri til starfsframa, burtséð frá kynferði, þjóðerni, stöðu eða högum. Matís mun leitast við að ná framangreindu markmiði með því að:

  • Gæta jafnréttis við alla ákvarðanatöku sem að starfsfólki snýr, þ.m.t. ákvarðanir um ráðningar, kjaramál og endurmenntun.
  • Gera starfsfólki kleift að samræma atvinnu og fjölskyldulíf eins og kostur er, m.a. með sveigjanlegum vinnutíma.
  • Líða hvorki einelti né kynbundna eða kynferðislega áreitni.

Jafnréttisstefnan

Jafnréttisstefna þessi nær til allrar starfsemi fyrirtækisins. Stjórnendur bera sameiginlega ábyrgð á framgangi jafnréttismála í samræmi við þessa áætlun, en endanleg ábyrgð liggur hjá forstjóra.

  • Leitast skal við að halda jöfnu hlutfalli kynja í störfum og hópum innan Matís.
  • Gæta skal jafnréttis við ráðningu starfsfólks og tilfærslur í starfi. Ávallt skal ráða þann hæfasta til starfa og skulu jafnréttissjónarmið þar metin til jafns við önnur sjónarmið. Matís mun gæta þess að einstaklingum verði ekki mismunað við úthlutun verkefna eða tilfærslu í störfum vegna kynferðis eða annarra þátta ótengdum faglegri hæfni þeirra.
  • Allt starfsfólk Matís skal njóta sambærilegra kjara og réttinda fyrir jafn verðmæt og sambærileg störf. Ákvarðanir um laun og annað sem áhrif hefur á kjör skulu byggjast á málefnanlegum forsendum, algjörlega óháð kyni eða öðrum þáttum ótengdum faglegri hæfni þeirra.
  • Leitast skal við að skapa starfsfólki aðstæður til að samræma kröfur starfs- og fjölskylduábyrgðar, meðal annars með sveigjanlegum vinnutíma. Matís leggur áherslu á gagnkvæman sveigjanleika varðandi starf og starfsumhverfi þar sem það er mögulegt. Slíkur sveigjanleiki byggist á nánu samstarfi og gagnkvæmu trausti milli starfsfólks og yfirmanna. Þess skal þó gætt að ekki verði röskun á þeirri þjónustu eða verkefnum sem fyrirtækið sinnir.
  • Einstaklingar af öllum kynjum skulu eiga jafnan aðgang að þjálfun og starfsmenntun.
  • Kynferðisleg og kynbundin áreitni eru ekki liðin hjá Matís. Kynferðisleg áreitni er kynferðisleg hegðun sem er ósanngjörn og/eða móðgandi og í óþökk þess sem fyrir henni verður. Kynferðisleg áreitni getur verið líkamleg, orðbundin eða táknræn. Kynbundin áreitni er hvers kyns ósanngjörn og/eða móðgandi hegðun, sem tengist kyni þess sem fyrir henni verður, er í óþökk og hefur áhrif á sjálfsvirðingu þess sem fyrir henni verður. Áreitnin getur verið líkamleg, orðbundin eða táknræn. Sjá nánar í eineltisáætlun.
  • Matís leggur áherslu á að vinnustaðamenning sé með þeim hætti að öllum líði vel á vinnustaðnum og að fjölbreytt flóra starfsfólks fái að njóta síns.

Sérstakar aðgerðir

  • Launastefna fyrirtækisins tekur mið af menntun, reynslu og ábyrgð sem fylgir hverri stöðu, óháð kyni við ákvörðun launa og annarra kjara starfsfólks. Launakjör starfsfólks eru könnuð árlega með hliðsjón af ofantöldum atriðum og leiðrétt ef þörf er á.
  • Stefnt er að jafnlaunavottun fyrir lok árs 2019.
  • Árleg samantekt á kynjahlutföllum í öllum starfshópum ásamt yfirliti yfir auglýst störf, umsækjendur og ráðningar.
  • Stefnt er að jafna stöðu kynjanna í stjórnunar- og áhrifastöðum.
  • Regluleg fræðsla um einelti og kynferðislega áreitni fyrir starfsfólk, ásamt gerð vinnureglna er varða viðbrögð við slíkum málum.
  • Almennt viðhorf starfsfólks gangvart sveigjanlegum vinnutíma hjá Matís kannað með reglubundnum hætti með viðhorfskönnun eða í starfsmannasamtali.
  • Markvissar aðgerðir til sífelldra bætinga og þróunar á jákvæðri vinnustaðamenningu innan Matís.
  • Ítarlegri upplýsingar um aðgerðir og tímaramma má finna í jafnréttisáætlun.

Ábyrgð á jafnréttismálum fyrirtækisins og framgangi þeirra er í höndum forstjóra í samráði við mannauðsstjóra.

Jafnlaunastefna

Það er stefna Matís að greiða samkeppnishæf laun. Við ákvörðun launa skal horft til ábyrgðar og árangurs og ætíð gætt að jafnræðissjónarmiðum.

Allir starfsmenn skulu njóta jafnra launa og sömu kjara fyrir sömu eða jafnverðmæt störf þannig að enginn ómálefnalegur launamunur sé til staðar.

Forstjóri ber ábyrgð á jafnlaunakerfi Matís. Hann ber einnig ábyrgð á jafnlaunastefnu og að þeim lagalegu kröfum og öðrum kröfum sem tengjast jafnlaunakerfinu sé framfylgt.

Mannauðsstjóri tilnefndur fulltrúi yfirstjórnar varðandi jafnlaunakerfi og er ábyrgur fyrir innleiðingu og viðhaldi þess í samræmi við staðalinn ÍST 85. Til að framfylgja jafnlaunastefnu skuldbindur Matís sig til að skjalfesta, innleiða, viðhalda og bæta stöðugt stjórnun jafnlaunakerfisins í samræmi við kröfur staðalsins og ákvarða hvernig kröfur hans verða uppfylltar. Matís hefur innleitt verklag og skilgreint viðmið við ákvörðun launa þar sem hver og einn fær greitt fyrir starf sitt út frá verðmæti þess óháð kyni, kynvitund eða öðrum ómálefnalegum ástæðum.

Markmið Matís er að vera eftirsóttur vinnustaður og að konur og karlar hafi jöfn tækifæri í starfi.

Til þess að ná því markmiði mun Matís:

  • Innleiða vottað jafnlaunakerfi sem byggist á jafnlaunastaðlinum ÍST 85, það skjalfest og því viðhaldið.
  • Framkvæma launagreiningu a.m.k. einu sinni á ári þar sem borin eru saman jafnverðmæt störf og athugað hvort mælist munur á launum eftir kyni og kynna helstu niðurstöður fyrir starfsfólki.
  • Bregðast við óútskýrðum launamun með stöðugum umbótum og eftirliti.
  • Gera innri úttekt og halda rýni stjórnenda árlega.
  • Fylgja viðeigandi lögum, reglum og kjarasamningum sem í gildi eru á hverjum tíma og staðfesta á fundi hlítni við lög.
  • Kynna stefnuna árlega fyrir starfsmönnum Matís. Stefnan skal einnig vera almenningi aðgengileg á ytri vef Matís.

Persónuverndarstefna

1. Meðferð og vinnsla persónuupplýsinga

Matís leggur ríka áherslu á örugga og ábyrga meðferð persónuupplýsinga og þess sé gætt að öll vinnsla persónuupplýsinga hjá Matís sé í samræmi við persónuverndarlög á hverjum tíma. Ávallt er stefnt að því að takmarka vinnslu persónuupplýsinga eins og hægt er og safna ekki persónuupplýsingum umfram það sem nauðsynlegt er. Öll vinnsla á persónuupplýsingum, þ.m.t. öflun, skráning, vistun og meðferð þeirra á vegum Matís, lýtur lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga.

Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings Þar má nefna t.d. nafn, kennitala, símanúmeri, heimilisfang, staðsetningargögn, ljósmynd og fl. Upplýsingar sem eru ópersónugreinanlegar teljast ekki persónuupplýsingar.

2. Söfnun persónuupplýsinga og tilgangur vinnslu

Í tengslum við starfsemi Matís er upplýsingum um starfsmenn, viðskiptavini, og birgja sem tengjast fyrirtækinu safnað til að uppfylla skyldur þess í samræmi við lög nr. 68/2006 um stofnun Matvælarannsókna hf. Einnig fer fram upplýsingaöflun í tengslum við gerð og útgáfu markaðsefnis.

3. Lagalegur grundvöllur fyrir vinnslu

Matís safnar og vinnur persónuupplýsingar með vísan til eftirfarandi laga:

  • Til að uppfylla samningsskyldu (2. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018)
  • Á grundvelli samþykkis (1. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018)
  • Til að vernda lögmæta rekstrarlegra hagsmuni félagsins (6. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018)
  • Í tölfræðilegum tilgangi (5. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018)
  • Til að uppfylla lagaskyldu (3. tl. 9. gr. laga nr. 90/2018)

4. Öryggi persónuupplýsinga

Matís leggur áherslu á að tryggja öryggi persónuupplýsinga með sértöku tilliti til eðlis þeirra. Dæmi um öryggisráðstafanir eru aðgangsstýringar í kerfum fyrirtækisins og dulkóðuð samskipti milli notenda og vefs með SSL skilríkjum. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra. Vinnsluaðili Matís, sem sér um rekstur upplýsingakerfa Matís, er vottaður samkvæmt ISO 27001 um stjórnkerfi upplýsingaöryggis.

5. Varðveisla persónuupplýsinga

Matís er opinbert hlutafélag og starfar á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn, Matís er óheimilt að grisja eða farga skjölum sem falla undir gildissvið laganna, nema með heimild þjóðskjalavarðar.

6. Persónuupplýsingar og réttindi einstaklinga

Einstaklingar geta óskað upplýsinga um vinnslu sem á sér stað hjá Matís og varðar þá sjálfa. Þeir geta andmælt henni telji þeir að hún samræmist ekki gildandi lögum og reglum og eftir atvikum krafist þess að röngum, villandi eða ófullkomnum persónuupplýsingum um sig verði eytt. Hinsvegar vegna afhendingarskyldu Matís til þjóðskjalasafns sbr 6. gr. persónuverndarstefnu Matís, er réttur einstaklinga til eyðingar á persónuupplýsingum takmarkaður.

7. Vefmælingar

Matís notar Google Analytics til vefmælinga á vefjum sínum. Við hverja komu inn á vefi Matís eru atriði skráð, svo sem tími og dagsetning, leitarorð, frá hvaða landi heimsótt er, gerð vafra og stýrikerfis. Þessar upplýsingar má nota við markaðsgreiningar, endurbætur á vefnum og þróun hans, t.d. um það efni sem notendur sækjast mest eftir o.fl. Engar tilraunir eru eða verða gerðar til að komast yfir frekari upplýsingar vegna heimsókna á vefi Matís eða tengja þær saman við persónugreinanlegar upplýsingar.

8. Miðlun persónuupplýsinga til þriðja aðila

Matís nýtir aldrei persónuupplýsingar í öðrum tilgangi en þeim sem þær voru safnaðar fyrir og persónuupplýsingum er aldrei miðlað til þriðja aðila nema að fengnu samþykki eða í samræmi við samninga eða lög. Í þeim tilfellum þegar þriðji aðili, þ.e. vinnsluaðili fær aðgang að persónuupplýsingum, tryggir Matís trúnað og að gögnum sé eytt að vinnslu lokinni.

9. Fyrirspurnir og ábendingar

Persónuverndarfulltrúi Matís tekur á móti fyrirspurnum og beiðnum frá þeim einstaklingum sem verið er að vinna með upplýsingar um á netfanginu personuvernd@matis.is. Persónuverndarfulltrúi er tengiliður við Persónuvernd og fylgist með því að farið sé að persónuverndarlögum og að persónuverndarstefnu Matís sé framfylgt.

10. Endurskoðun persónuverndarstefnu Matís

Matís áskilur sér rétt til þess að breyta og uppfæra persónuverndarstefnu þessa eftir þörfum. Gildandi persónuverndarstefna er aðgengileg á heimasíðu Matís, http://www.matis.is/.